Orientações Para Transmissão de
Cargo
Circular Nº 23/2004
Orientações para transmissão de cargo
Assunto:
PASSAGEM GUARDA VALORES ENTIDADE ENTRE PESSOAS
Companheiros:
Quando houver a necessidade em uma entidade de ser
transferida a guarda de valores entre pessoas ou diretorias distintas devem
ser adotadas as seguintes providências para melhor resguardo das
responsabilidades de cada um:
No caso de diferentes
diretorias
A diretoria e ou tesoureiro que serão empossados
devem exigir da diretoria cujo mandato se extinguirá – antes da posse - um
declaração contendo os seguintes dados:
Saldo de caixa existente na manhã da posse
Saldos das contas correntes bancárias na manhã da
posse levantados via homebanking ou obtidos na agência bancária com assinatura
e carimbo do funcionário que os forneceu
Saldos das contas de aplicações financeiras
existentes na manhã da posse
Relação detalhada das dívidas da entidade assinada
pelo Tesoureiro que sai
Relação detalhada das contas à receber da entidade
assinada pelo Tesoureiro que sai
Relação detalhada dos bens patrimoniais da
entidade assinada pelo Tesoureiro que sai
Último balanço patrimonial e último balancete de
verificação, este último, pelo menos com 3 meses ou menos de defasagem,
devidamente assinados pelo contador e dirigentes que estão saindo.
Livros contábeis e livros de atas de, no mínimo,
10 anos anteriores, bem como, verificar o arquivo da documentação.
Os saldos de caixa, contas correntes bancárias e
aplicações financeiras deverão ser relacionados em uma Declaração de
Valores Existentes, e assinados pelos presidentes e tesoureiros das
diretorias que sai e que serão empossados.
No caso de diferentes
Tesoureiros
Em caso de troca de responsáveis pelas finanças da
entidade, seja em caráter provisório ou definitivo, no mínimo deverá ser feita
a Declaração de Valores Existentes, com os seguintes dados:
Saldo de caixa existente na manhã da posse
Saldos das contas correntes bancárias levantados
via homebanking ou obtidos na agência com assinatura e carimbo do funcionário
que os forneceu
Saldos das contas de aplicações financeiras e
mais,
Relação detalhada das dívidas da entidade assinada
pelo Tesoureiro que sai
Relação detalhada das contas à receber da entidade
assinada pelo Tesoureiro que sai
Relação detalhada dos bens patrimoniais da
entidade assinada pelo Tesoureiro que sai
Ambos os dirigentes, tanto o que se afasta como o
que assume, deverão assinar a citada Declaração.
Na troca de empregados
responsáveis pelo caixa e bancos
Os procedimentos serão os mesmos dos recomendados
para Tesoureiros, podendo ser dispensadas as três últimas Relações: de
dívidas, de contas à receber e de bens patrimoniais.
Essas providências são absolutamente
indispensáveis para definir responsabilidades de dirigentes e funcionários.
Isto porque, na ausência delas, e em caso de divergência no futuro, ninguém
poderá provar em qual situação transferiu ou recebeu os valores e bens da
entidade. Se alguém cometeu algum desvio, por exemplo, e tais medidas
acauteladoras de transferência de valores não foram adotadas na sua saída, o
acusado poderá dizer que deixou o dinheiro ou o bem patrimonial lá, e que seu
acusador foi quem dele se apropriou, processando-o, ainda, por calúnia,
injúria e difamação, processo esse que poderá ser somado a outro de pedido de
indenização por danos morais, deixando seu acusador em difícil situação
jurídica, além da suspeita de apropriação indébita.
Para maiores detalhes os companheiros poderão
consultar o Departamento de Contabilidade da Asteca.
Saudações
José Augusto Azeredo
Grupo Asteca
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